• >AGRUMES, la suite ?

    Bonjour à toutes et tous,

    Vous vous souvenez sûrement, ou au moins vos papilles se souviennent des agrumes de Floréal que nous avons achetés cet hiver. Pour l'essentiel, c'était Sophie d'Aubais qui s'occupait de gérer ce réseau, ce qui représente énormément de temps pour elle et pour cette raison elle souhaite transférer. Dans les 3 mails ci-dessous il y a de longues explications, les tenants et les aboutissants, les propositions de changements. Voilà, il faut lire, synthétiser, en tirer la substantifique moelle et prendre des décisions pour la nouvelle saison et répondre à Sophie et au réseau Aubais...

    ...sachant qu'un autre réseau existe en Sicile j'avais fait un petit article là dessus

    http://grachatsalinelles.eklablog.com/05avr-agrumes-de-sicile-a115288194

    Il faut donc nous prononcer sur tout ça... Yapluka... Emm

     

    Message du 22 avril

    Nous avons mis en place ce réseau en 2011. Il était initialement co-géré  par 3 personnes, puis par 2 et cette dernière année plus particulièrement par 1 seule : moi même !!

    Nous avons importé presque 20 palettes entre novembre 2014 et mars 2015 ! Honnêtement je pense que tout se déroule pour le mieux, même si à chaque fois j'ai un peu la hantise d'une erreur possible, comme personne ne vérifie après moi.

    Il en ressort que je passe énormément de temps à gérer bénévolement ce que je considère être un acte militant, à savoir acheter en direct à des producteurs.

    Cependant cela prend de plus en plus d'ampleur et avec une moyenne de 10 groupes à gérer par livraison, je peux compter en dizaine d'heures mon travail. : mettre en place le rétro planning annuel, vérifier tous les prix et les tableaux, centraliser les commandes, répondre à toutes sortes de questions, faire les rapprochements B/L versus commandes, réajuster les montants dus par les groupes, faire les papiers pour les jours de livraison, être présente la plupart du temps pendant toute la livraison, réajuster les achats/montants dus, récupérer les règlements de chaque groupe (après relances), vérifier, faire une tableau pour la remise en banque, faire les appoints pour les paiements chèques/liquide & verser à la caisse 'réserve' les montants .... de septembre à avril,  ce sont des heures et des heures.

    Il faut maintenant que je passe le relais.
    J'ai besoin de me libérer du temps pour faire un travail qui me permette de nourrir ma famille, aussi mes fonctions bénévoles au sein des associations/collectifs vont se réduire.
    De plus, je n'arrive plus à assumer toutes les fonctions : familiales, sociales, politiques ... qui me sont chères.

    Aussi j'ai pensé à plusieurs solutions, mais il en existe probablement d'autres !
    • la 1ère
      ​- idéale - ​
      serait de trouver quelqu'un qui me remplace,
    • la 2nde
      ​- intermédiaire - ​
      serait de trouver un moyen de me dédommager, soit en
      ​fruits, soit en argent
      ​,​
    • la 3ème
      ​ -​
      la pire
      ​ -​
      serait de cesser
      ​notre petit commerce.

     

    ​je vous laisse méditer,
    et vous souhaite une bonne nuit,
    Sophie​
     

    Le 23/07/2015 22:04, Sophie SETBON CUISINIER a écrit :

    Ceci est un message s'adressant aux têtes de pétale ... mais que vous devez bien sûr faire suivre !

    j'ai eu très peu de retours sur mon mail de 22 avril dans lequel j'évoquais mon besoin d'une nouvelle organisation pour le travail que génèrent ces achats groupés.
    j'avais imaginé 3 solutions pour la suite .... et pourtant il en existait une 4ème que Laurence a suggéré et qu'Andrée a bien détaillé pour que ce soit réalisable.
    Je trouve cette solution intéressante si elle est bien mise en place. Il s'agit de lister toutes les tâches que j'effectue pour pouvoir les répartir dans le réseau selon les compétences et les disponibilités de chacun.

    Alors voilà la liste que je pense exhaustive (aussi en .doc)

    TACHES à REPARTIR

     

    1. chap. 1 - En début de saison
    • Elaboration du tableau des disponibilités & tarifs sur la saison avec nos prix (soit + 5 cts) – fichier de base existant
    • Elaboration du rétro planning, environ toutes les 5 semaines en évitant les vacances scolaires pour les livraisons
    • Elaboration des dates de :

    o   Fin de commande groupe

    o   Récapitulatif pour Floréal

    o   Expédition

    o   Réception à Aubais, toujours le vendredi (à changer ?)

    • Mise à jour de la liste des têtes de pétales : vérifier si tout le monde est OK pour reprendre son poste
    • Elaboration d'un argumentaire explicatif de notre mode de fonctionnement surtout pour les nouveaux pétales qui s'ajoutent au fur et à mesure
    • Remise à jour du fichier groupe pour la saison 2015/2016 – fichier de base existant

     

    1. chap. 2 - Saison en cours

    Avant la livraison

     

    • Lancer le mail de commande avec les dates bien en évidence aux têtes qui vont répercuter + le tableau avec l'onglet du mois à remplir
    • Prendre les commandes au fur et à mesure, vérifier, recalculer, confirmer KO ou OK
    • Au besoin retravailler le tableau excel de commande – fichier de base existant
    • Relancer les groupes en retard (ou adopter une autre politique ?)

    Nota  : les commandes idéales arrivent grâce au tableau de pré commande (facile pour vérifier poids et prix), mais peuvent aussi me parvenir : en vrac par mail, par texto, par téléphone (adopter une autre politique ?) parfois même les groupes commandent des produits indisponibles

    • Faire le récap pour Floréal qui n'a besoin de recevoir QUE notre ligne finale de commande : produit / quantité / prix et poids total, ce qui nécessite de retravailler le fichier (faire autrement ?)
    • Relancer Floréal pour confirmation d'expédition

     

    Entre la commande et la livraison

     

    En général la commande et la livraison sont identiques MAIS parfois à la réception du mail de Floréal, il y a des différences de quantités ou des produits manquants …

    • A réception des bons de livraison par mail, faire la mise à niveau des commandes
    • Commander le transport de Perpignan à Aubais (mail et/ou téléphone) – souvent Christian le fait
    • Faire les papiers à accrocher par groupe pour la répartition physique
    • Lancer un appel à bras pour le déchargement (pas trop de monde mais pas trop peu non plus)

     

    A la livraison

     

    • Le matin même : relancer le chauffeur pour l'heure de la livraison – souvent Christian le fait
    • Faire un texto à tous les volontaires pour confirmer heure du RDV
    • Accrocher tous les papiers de répartition, apporter des sacs pour les fruits secs
    • Être présente au moment du déchargement si Christian n'est pas là pour vérifier, signer le bon de livraison
    • Aider au déchargement
    • Noter les différences, les surplus, affecter sur les groupes
    • Débarrasser les palettes, cerclages et autres papiers de chez Christian
    • Prévenir les groupes non présents au dispatch que les commandes sont prêtes à venir chercher, idéalement dans la journée

     

    Après la réception de nos fruits

     

    • Relancer les groupes qui oublient leur marchandise
    • Réajuster les comptes des groupes au besoin (si manque, surplus ou erreur) et donc renvoyer un mail avec les nouveaux montants
    • (re) Calculer le montant précis à mettre dans la caisse réserve
    • Voir avec d'autres personnes pour l'approvisionnement de notre caisse en liquide
    • Relancer pour la réception des paiements en demandant un mail détaillant le nom des personnes + le montant de leur chèque
    • A réception du paiement, vérifier et commencer le tableau récapitulatif global servant pour la remise en banque

    nota : parfois les groupes payent en liquide, parfois en chèque global, parfois en plusieurs chèques, quelques groupes ne font pas leur propre récap ! Il faut donc le faire à leur place

    • Relancer les groupes qui ne payent pas à temps
    • À réception de tous les paiements, faire une enveloppe globale de tous les chèques + le mien qui réajuste les différences de centimes, la caisse …
    • Porter l'enveloppe chez Christian en envoyant par mail le récap en parallèle
    • Une personne du groupe de Christian procède à la remise en banque physique

     

    après quelques jours de répit ….

     

    Relancer la commande suivante MAIS avant : voir avec Floréal si les produits sont dispo, parfois il y a des différences avec le tableau initial à cause de la météo (cueillette, pluie ….) et donc bien vérifier avant pour ne pas prendre des commandes inutiles et devoir tout recalculer ensuite !

     

    Retour au chapitre 2.  Voilà c'est 'tout'.

     

     

    Par ailleurs et si vous êtes arrivés jusque là ...  sachez que je ne pourrais pas en octobre assumer de nouveau tout ce travail.

    bonne soirée

    Sophie

    Bonsoir Sophie,

    Joli boulot qui donne la mesure de la quantité de tâches que tu assurais !! Effectivement, difficile d'être seule avec tout ça...
    Mais je vais en demander encore...
    il me semble qu'il serait intéressant de savoir :
    1) combien de personnes dans chaque pétale sont prêtes à assumer l'une de ces tâches ? A chaque tête de faire un sondage et de te donner le nombre
    2) découper cette longue liste en "postes" indissociables, du style :
    - préparer la saison,
    - relations avec Floréal,
    - préparer chaque commande,
    - relations avec les têtes de pétales,
    - préparer chaque livraison,
    - organiser chaque livraison le jour même,
    - assurer l'après livraison (réclamations, erreurs, remboursements,..)
    - faire les comptes et s'occuper des chèques,
    j'écris comme ça me vient, mais il me semble que tu sauras mieux que quiconque rassembler les groupes de tâches indissociables.
    3) choisir quel groupe de tâches tu prends en charge et celles que tu délègues.

    Qu'en penses-tu ? qu'en pensez-vous ?
    Bises,
    Laurence